A Morgan Stanley üzleti kiszolgáló és technológiai központot működtet Budapesten, amely üzemeltetési, pénzügyi ellenőrzési és információ technológiai szolgáltatásokat nyújt az észak-amerikai és európai tevékenységeik számára.

A Morgan Stanley globális HR megoldásként a PeopleSoft rendszerét használja, amely a magyarországi központ HR igényeit javarészt lefedi. A hazai munkafolyamataik sajátosságai illetve a magyarországi komplex munkaügyi szabályozás azonban időigényes és bonyolult folyamatok elvégzését igényli a következő tényezők menedzselése és nyilvántartása terén: túlóra, pihenőidő, ügyeleti és készenléti munkavégzés, munkaidőkeret, helyettesítés, rendkívüli munkavégzés, szabadságolás. Tovább bonyolítja a helyzetet a Morgan Stanley belső szabályozása, amely többszintű jóváhagyási rendszer működtetését írja elő a munkaidő nyilvántartással kapcsolatban.

Ezen folyamatok nagy részének leprogramozása elvileg a PeopleSoft rendszerben is megoldható volna, azonban aránytalanul nagy idő- és költség ráfordítással. A Morgan Stanley ezért úgy döntött, hogy a szükséges feladatok automatizálására egy különálló, minden feltételnek kompromisszumok nélkül megfelelő időnyilvántartó és jelentéskészítő rendszert készíttet a Keystone segítségével.

A Keystone megoldása

A Keystone részletesen feltárta, elemezte és értékelte a Morgan Stanley által támasztott követelményeket és folyamatokat a következő területeken:

• A Morgan Stanley belső irányelvei, eljárásai és munkafolyamatai
• A hatályos Munka Törvénykönyvének való megfelelés
• A bérszámfejtés és belső ellenőrzések számára is megfelelő pontosságú és formátumú időnyilvántartás
• Időigényes manuális folyamatok automatizálása:
  • Alkalmazotti profil interfész a PeopleSoft rendszerrel az adat duplikáció és az inkonzisztencia megelőzésére
  • Alkalmazotti jogosultságok kezelése
  • Időnyilvántartás-menedzsment
  • Túlóra, készenlét, ügyelet és távollét kezelése
• Jelentésekkel, kimutatásokkal szemben támasztott követelmények kezelése (a menedzsment, a HR osztály és a hatóságok számára)
• Műszaki és IT biztonsági követelmények

A Morgan Stanley vezetőivel való egyeztetéseken keresztül kialakítottuk a speciális igényeiknek és a hazai szabályozásnak egyaránt megfelelő időnyilvántartó és jelentéskészítő rendszer koncepcióját, elkészítettük a rendszertervet és a részletes funkcionális specifikációt. A terv sikeresen átment a Morgan Stanley londoni biztonsági központjának szigorú auditján, amely kiterjedt a fizikai, logikai, infrastrukturális, alkalmazás-felépítési és adatbiztonsági területekre is.

Eredmények

A Keystone HR alkalmazások tervezésében és a hazai munkajogi szabályozási környezetben szerzett tapasztalatai segítségével a Morgan Stanley számára egy a teljes alkalmazás-fejlesztési és rendszer-bevezetési folyamathoz felhasználható részletes tervet készítettünk el. Mivel a projektben a Morgan Stanley felső vezetői is részt vettek így az elkészült tervben körülírt rendszer nemcsak a hazai szabályozásnak felelt meg mindenben, hanem biztosította, hogy a vezetők a leghatékonyabb munkafolyamatokon keresztül tudják alkalmazottaik időbeosztását és a szükséges jelentéseket elkészíteni.

További esettanulmányok